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Gmail也能合併列印邮件,寄送大量客製化邮件

2020-06-07   G品生活

    前阵子写过一篇文章:「Google文件合併列印教学,把Google试算表合併列印标籤信封」,透过安装外挂,可以在Google文件与试算表实现合併列印功能,就能像微软的Office那样一次列印大量的客製化信封、标籤名牌。

    而今天再来帮Google的Gmail与Google 试算表应用,补足一个微软Office行之有年的合併列印功能:「合併列印邮件」。

    利用「Yet Another Mail Merge」这个Google试算表外挂,只要在Google试算表设定好客製化的栏位,就能用Gmail(或Google Inbox)一次寄出大量客製化的电子邮件,对方会收到「看起来彷彿特别为每一个人亲自撰写的独特邮件内容」,邮件内文有专属的姓名称谓、内容关键字,但其实我们是一次轻鬆大量寄出的!

    这个功能对我来说有一个很实际的用途,我常常要一次寄出「数十封邮件」给每一个合作的作者报告版税状况,这时候我可以利用上述技巧,设定好邮件草稿範本,填好试算表里的个人称呼、作品、版税数字等客製化内容,就能一次大量寄送客製化邮件,节省许多时间。

    这就是办公室常常需要的技巧,最近我也写了许多跟办公室进阶技巧有关的文章,欢迎参考:

    快速建立大量行事曆行程技巧:把Excel表格汇入Google日曆Google日曆列印成纸本行事曆、汇出Excel月曆的三种方法

    想研究更多Google办公室技巧的朋友,还可报名我的「Google云端办公室课程」学习更多方法。

    1. 建立Gmail邮件草稿:

    接着让我们进入教学,要满足上述需求的步骤非常简单,你可以跟着我一步一步来做好。

    首先,在Gmail或Google Inbox 建立一封邮件「草稿」,如下图所示,然后在想要客製化内容的部分,使用特殊语法:<<特殊栏位名称>> 来替换。

    如下图中,我的收件人名称、抬头、认识对方的原因、对方的兴趣等等内容,我都用「特殊语法」準备等等自动替换。

    我可以像一般编辑邮件那样(如下图),设计好特殊客製化内容的颜色、文字大小,之后替换内容时也会换上这些格式。

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    2. 建立Google试算表的客製化栏位

    接着建立一份新的Google试算表,第一个栏位可以输入「Email Address(就是收寄人的信箱地址)」,接着其他栏位,请使用前面邮件草稿的「特殊栏位名称」来命名,大家可以对照我的前后图片。

    等等要进行「合併列印邮件」动作时,就会把Google试算表中每一个对应栏位的内容,自动替换Gmail邮件内文,并对应寄给每一个不同的收件者。

    这边只有一个要求,试算表的「特殊栏位名称」必须是英文的,但后面实际的替换内容可以是中文,可参考下图所示。

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    3. 安装与开启「Yet Another Mail Merge」

    设定好邮件草稿,设计好Google试算表后,我们在Google试算表安装「Yet Another Mail Merge」外挂,安装时授权你的Google帐号即可。

    「Yet Another Mail Merge」很棒的一点是,他的使用者众多,而且评价很高,最近也持续保持更新,并且还有部分中文化介面,使用起来简单又亲切。

    Google 试算表还有很多很棒的外挂可以安装,例如:用Google试算表製作甘特图!範本直接套用与自动排程教学。

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    4. 开启邮件合併列印

    做好準备与设定,打开Google试算表上方的「外挂程式」选单,选择已经安装的「Yet Another Mail Merge」,并选择「开始合併邮件」功能。

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    5. 选择收件人邮件地址栏位位置

    接着在弹出的「开始合併邮件」视窗中,第一行「电子邮件将透过A栏位来寄送至收件人」,这里可以点击「Change」来更换正确的邮件地址栏位,如果一开始就正确,那就不用更换。

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    6. 设定寄件者名称

    我们可以在「寄件者名称」处,输入这次大量寄送邮件时,我要显示的名称是什幺。

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    7. 选择邮件草稿

    最重要的是在「草稿」处,选择第一步骤中我们已经撰写好的那一封邮件草稿。

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    8. 勾选追蹤邮件开启

    如果你希望知道对方是否打开邮件,可以勾选「追蹤邮件开启情形」。

    就这幺简单,基本上没有太複杂的设定,完成后直接按下「寄出邮件」,那幺就会根据Google试算表清单,以及Gmail里的草稿,自动寄出大量的客製化邮件了!

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    9. 自动记录寄件时间

    而成功寄出邮件后,Yet Another Mail Merge会自动在Google试算表中加注邮件寄出的时间。

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    10. 客製化邮件结果

    我们来看看客製化邮件的成果,下图中,可以看到原本草稿的特殊语法,自动替换成试算表里的对应栏位内容了。

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    而且每一个不同收件者,就会收到不同的客製化内容。

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    11. 追蹤邮件开启记录

    回到已经启动Yet Another Mail Merge的试算表,可以继续追蹤哪几封寄出的邮件已经被开启,或是点击其内容。

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    12. 从Google联络人汇入群组资料

    以上就是「Yet Another Mail Merge」的超简单步骤教学,帮我们轻鬆利用Gmail与Google试算表,寄送大量客製化内容的邮件。

    这边再补充一个Yet Another Mail Merge 好用的功能,我们可以选择「从群组输入收件者」的功能,这可以从我的Google联络人里,自动汇入某个分类的联络人,并且一次把联络人的特殊栏位一起汇入(例如公司与职称等)。

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    这样一来又可以节省很多製作表格的时间,只要我们平常有用Google联络人做好管理:

    立刻启用Google联络人抢鲜版:九个必看通讯录功能一个Google通讯录管理技巧,让专案协同工作更轻鬆Gmail也能合併列印邮件,寄送大量客製化邮件

    13. 邀请朋友安装,获得免费邮件传送量

    最后,「Yet Another Mail Merge」这个外挂免费版可以「每天寄出50封邮件」(每天重新计算),如果想要更多,可以升级到付费版,获得每天寄出400封邮件的功能。

    或者你可以邀请朋友一起安装「Yet Another Mail Merge」外挂,这样一来你们两个人都能每天增加50封邮件数量(邀请者每天多出50封邮件量,上限400封,有效期限一年。被邀请者每天多出50封邮件量,有效期限一个月)。例如这就是我的邀请连结:「Yet Another Mail Merge外挂邀请连结」。

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    需要一次寄送大量客製化邮件的朋友,利用这个外挂,来节省一些时间吧!

    延伸阅读相关文章:

    别再误发失礼邮件!一定要开启的Gmail取消传送功能Gmail 如何帮专案邮件自动分类?自动画重点颜色?[革命邮件 App 03]GoogleInbox 带来五个高效能习惯

    「Yet Another Mail Merge」外挂安装

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